Wie bewältige ich die Email-Flut?

Inzwischen ist der Arbeitsalltag von zahlreichen Emails überflutet. Oft startet man in den Tag und hat bereits mehrere Emails im Posteingang liegen. Es kommt einem so vor, als könne man so viele Emails beantworten wie man will, und es kommen stets neue Emails hinzu. Grund dafür ist die sogenannte "Aktualitätsfalle". Als vorbildlicher Mitarbeiter möchte man den internen und den externen Kunden zeitnahe Rückmeldungen geben können. Dabei vergisst man jedoch, dass mit jeder geschriebenen Email eine weitere Antwort des Gegenübers erfolgt bzw. erfolgen kann.
In vielen Foren im Internet oder auch auf den ein oder anderen Websites, wird aus diesem Grund dazu geraten, nur einmal am Tag seine Emails zu prüfen und auch zu bearbeiten. Dadurch reduziert sich automatisch der Eingang von Emails.

Was ist die Aktualitätsfalle?
Wie oben beschrieben tendieren viele Leute dazu anderen zeitnah eine Rückmeldung zu kommen zu lassen. Dadurch geratet man in eine Spirale lauter Emails. Lesen - Antworten - Nachfragen - Lesen - Antworten etc. ohne wirklich vorwärts zu kommen. Manchmal ist der direkte Griff zum Telefon um einiges effizienter. Ist man im Stress und kommt vor lauter Emails nicht mehr hinterher, so kann es helfen bewusst die Antwort etwas heraus zu schieben.

Den Posteingang als ToDo-Liste benutzen:
Ich selbst benutze meinen Posteingang als ToDo-Liste. Alle Emails die eine Aufgabe beinhalten und noch nicht erledigt sind, lasse ich auf "Ungelesen" stehen. Dies können durchaus manchmal 30-40 Emails sein. Sobald ich die Email jedoch bearbeitet habe und meine Aufgabe erledigt habe, verschiebe ich diese in einen bestimmten Ordner. Handelt es sich um eine Info-Mail, welche kein direktes ToDo beinhaltet, lasse ich diese vorerst als "Gelesen" im Posteingang liegen. Ist der Inhalt innerhalb der nächsten Tage irrelevant geworden, wird die Email ebenfalls in einen bestimmten Ordner zur Ablage verschoben. Hier ist es sinnvoll die Emails in bestimmte Kategorien einzuordnen, um diese später auch wieder finden zu können.

Bilden von Kategorien oder Themenordner:
Meine Emails sortieren ich bei der Arbeit nach speziellen Kunden. Jeder Kunde hat hier ein Ablageordner, sodass ich im Fall der Fälle direkt über die Suchfunktion im jeweiligen Kundenordner nachschauen kann. Außerdem habe ich noch spezielle Ordner für reine interne Vorgänge. Bspw. jeweils vier Ordner für die einzelnen Bereiche, welche in meine Zuständigkeit fallen. Dies ermöglicht mir auch Informationen und den Schriftverkehr meiner Mitarbeiter aus den Abteilungen zu strukturieren.
Eine andere Möglichkeit ist es, die Ablageordner nach bspw. Prozessen zu sortieren. Oder auch einen reinen ToDo-Ordner anzulegen. Hier ist deiner Kreativität freien Lauf gelassen. Beschränke die Vielzahl jedoch.

Regeln für Emails:

• Inhaltliche Schwerpunkte markieren und hervorheben: Solltest du manchmal Zusammenfassungen oder generell längere Emails schreiben, dann ist es für den Leser hilfreich, wenn Schlüsselwörter entsprechend markiert werden. Hierzu ist es bereits ausreichend, wenn die Schlüsselwörter oder der Schlüsselsatz fett markiert wird. Dadurch werden Hintergrundinformationen von den wichtigen Aussagen der Email getrennt.
• Eindeutige Ausdrucksweise: Es ist wichtig in der Email sehr konkret zu werden und schwammige Emails ohne jegliche Aufforderung zur Tat zu vermeiden. Nenne konkret die Terminabsprachen mit genauen Zahlen, Daten und Fakten.
• Keep it simple: Je kürzer die Email desto besser, da man sich dadurch auf das Wesentliche beschränkt. Unnötige Informationen werden dadurch vermieden.
• Email im Sinne einer SMS: Selbst habe ich dies noch nicht ausprobiert, aber ich bin bereits zweimal über eine derartige Vorgehensweise gestolpert. Schreibe für dieses Vorgehen einfach kurz und knapp die Aussage in die Betreffzeile deiner Email.
• Telefonieren anstatt zu schreiben: Hinterfrage stets den Sinn deiner aktuellen Email. Oft erkenne ich während dem Schreiben, dass mir gewisse Fragen oder Inhalte noch unklar sind. Bevor ich diese durch eine Email erfrage, rufe ich einfach kurz den Empfänger an. Dadurch werden Missverständnisse reduziert und bspw. die Aufgabe schneller erledigt.
• Antworte auch auf Emails, welche keine direkte Antwort erwarten: Erhältst du manchmal Emails, welche lediglich einen Informationsgehalt ohne direkt Handlungsaufforderung enthält? Der Absender wartet jedoch manachmal auf eine Rückmeldung und fragt sogar nach, ob du die Email erhalten hast. Dies kostet dich selbst etwas Zeit und du wirst in ein Gespräch verwickelt. Eventuell ist es ausreichend direkt zu antworten: "Email erhalten. Danke". Manchmal sind in Emails auch indirekte Fragen platziert. Antwortest du nicht kurz und knapp auf die Email, wird eine Nachfrage zeitnah folgen. 

Welche Regeln oder Tipps helfen dir, deine Email-Flut zu bewältigen?